صورتجلسه تغییرات شرکت

در مباحثی که در زمینه ثبت تغییرات شرکت مطرح شد گفتیم که برای ثبت هرگونه تغییرات بایستی صورتجلسه تغییرات تنظیم شود. تنظیم صورتجلسه بنا به شرح وظایف هر یک از مجامع با یکدیگر متفاوت است.

به عنوان مثال یک سری از صورتجلسه ها در حیطه کاری مجمع عمومی عادی و یک سری در شرح وظایف مجمع عمومی فوق العاده و یک سری دیگر جز وظایف هیات مدیره است.

پس اگر شرکت شما در معرض تغییرات قرار گرفته  و می خواهید بدانید که چگونه باید صورتجلسه های مربوطه را تنظیم نمایید ، با ما تا انتهای مطلب همراه باشید.

تعریف صورتجلسه :

صورتجلسه به نوشته هایی گفته می شود که مصوبات جلسات رسمی را داخل آن می نویسند. به طور کلی صورتجلسه شامل تاریخ، محل برگزاری، اسامی حاضرین و غایبین جلسه و مصوباتی که طی آن جلسه و مذاکره حاصل شده است.

برای انجام تغییرات شرکت مانند ورود و خروج شریک ، افزایش سرمایه ، کاهش سرمایه ، هم بایستی صورتجلسه تنظیم گردد که این صورتجلسات با توجه به نوع مجمع تشکیل شده و موضوع جلسه متفاوت هستند.

انواع صورتجلسه تغییرات :

• صورتجلسه هیات مدیره
• صورتجلسه مجمع عمومی عادی
• صورتجلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق العاده
• صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده

مراحل تنظیم صورتجلسه :

ممکن است شرایطی پیش آید که موسسین شرکت قصد انجام چندین تغییر همزمان در شرکت را داشته باشند. در این حالت برای هریک از این موضوعات بایستی صورتجلسه های مجزا تنظیم نمود. به عبارت دیگر نمی توان در یک صورتجلسه چندین موضوع را مطرح نمود. در صورت انجام چنین کاری صورتجلسه ثبت شده در اداره ثبت شرکت ها مردود خواهد شد.

با توجه به نوع صورتجلسه اعم از مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق العاده و هیئت‌ مدیره بایستی برای هر یک به طور مجزا پذیرش اینترنتی گرفته شود. به عنوان مثال اگر صورتجلسه شما مربوط به تغییر نام شرکت و تغییر آدرس شرکت باشد باید صورتجلسه های مجزایی برای هر کدام تنظیم گردد.

زیرا اگر نام پیشنهادی شما تایید نشود، سایر تغییرات اعمال شده دچار اختلال می شوند. بنابراین باید هر یک به طور مجزا پذیرش اینترنتی شده و در قالب صورتجلسه های جداگانه ثبت شوند.

1- انتخاب صحیح نوع صورتجلسه تغییرات :

با توجه به نوع شرکت و نوع تغییراتی که مدنظر است، بایستی صورتجلسه مربوط به آن انتخاب گردد. به عبارت دیگر، باید در نظر گرفت که تغییرات اعمال شده جز وظایف کدام مجمع است و براساس آن صورتجلسه مربوطه را انتخاب نمود.

به‌ عنوان‌ مثال برای انحلال شرکت با مسئولیت محدود، حتما باید صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده شرکت مسئولیت محدود تنظیم گردد. در صورتی‌ که صورتجلسه انحلال تحت عنوان صورتجلسه هیات مدیره تشکیل شود، باعث رد شدن صورتجلسه می شود.

2– تنظیم دقیق صورتجلسه :

لازم به ذکر است که شما بایستی متن صورتجلسه را عینا مانند نمونه های ارائه شده توسط اداره ثبت شرکت ها تنظیم نمایید. در غیر اینصورت صورتجلسه ثبت شده تایید نخواهد شد.

3- ثبت صورتجلسه در سامانه اداره ثبت شرکت ها :

دقت داشته باشید که در مرحله ارسال صورتجلسه ها، بایستی اصل صورتجلسه های امضا شده توسط اعضا به اداره ثبت شرکتها ارسال گردد. دقت داشته باشید که کپی برابر اصل نیز پذیرفته شده نیست.

4- نام گذاری دقیق صورتجلسه تغییرات :

بایستی توجه داشته باشید که عنوان صورتجلسه باید به درستی تعیین شود. به عنوان مثال از تنظیم عناوینی مانند مجمع عمومی و فوق العاده خودداری نمایید.

5- دریافت کد رهگیری :

پذیرش صورتجلسه ، توسط کد رهگیری صادرشده توسط سامانه شناسایی می شود. توجه داشته باشید که در بالای برگ صورتجلسه، کد رهگیری و بارکد صادر شده حتما درج گردد.

همچنین یک نسخه از رسید پذیرش که دارای شماره و بارکد رهگیری است را روی پاکت پیوست نمایید. در صورتی که کد رهگیری ناخوانا و یا کمرنگ درج شود موجب رد صورتجلسه شما می گردد.

6- ذکر شناسه ملی و شماره ثبت :

توجه داشته باشید که ذکر شماره ثبت و شناسه ملی در صورتجلسه بسیار حائز اهمیت است. اگر شماره ثبت، شناسه ملی شرکت یا موسسه شما با یکدیگر تطبیق نداشته باشند یا بیش از یک شناسه ملی به شرکت شما تخصیص ‌یافته باشد، امکان پذیرش صورتجلسه خود را ندارید. در این موارد، قبل از اقدام به ثبت صورتجلسه خود، به واحد تعیین شناسه ملی واقع در اداره تعیین نام ثبت شرکت ها مراجعه فرمایید.

7- تاریخ صورتجلسه تغییرات :

تاریخ صورتجلسه یکی از موارد مهمی است که باید به دقت رعایت شود. دقت داشته باشید که تاریخ ذکر شده در هر دو صورتجلسه امضا شده یکسان بوده و با تاریخ ذکر شده در سامانه نیز همخوانی کامل داشته باشد.